Pourquoi s'intéresser au registre visiteur ? Enjeux et contexte

Dans un contexte où la sécurité, la conformité réglementaire et l’efficacité opérationnelle sont des enjeux cruciaux pour les entreprises, la gestion des flux de visiteurs représente un maillon essentiel souvent négligé. Si beaucoup d’établissements continuent à recourir à des registres papier d’entrées/sorties, cette pratique traditionnelle présente de nombreux inconvénients : erreurs, oublis, traçabilitélimitée, etc.

Avec un outil digital comme celui de Deemply, le papier est simplement remplacé par une solution moderne, intuitive et sécurisée qui respecte les obligations en lien avec le RGPD.

Découvrir le registre visiteur digital

Registre visiteur : Enjeux et contexte

Une pratique fortement recommandée

Techniquement, le registre des visiteurs, aussi appelé registre des entrées/sorties, n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Cependant, il est vivement recommandé dans de nombreux contextes, notamment pour les établissements recevant du public (ERP), les sites industriels ou les locaux à accès contrôlé.

Malgré l’absence d’obligation légale stricte, un registre visiteur bien tenu permet de renforcer la sécurité et d’augmenter la réactivité en cas d’incident, car les flux des personnes externes sont tracés.

En situation, si par exemple un incendie se déclare, il faut agir rapidement et évacuer tout le monde. Il est vital de savoir combien de visiteurs sont présents dans les locaux pour ne pas risquer la mort d’un individu. Avec un registre des visiteurs, vous avez tous les éléments pour agir rapidement et mettre tout le monde en sécurité.

Les limites du registre visiteur papier traditionnel

Le registre visiteur papier reste largement utilisé mais il comporte des failles :

• Omission ou oublis : souvent le registre est introuvable et les visiteurs ne signent pas à leur arrivée ou à leur départ. Les pages sont mal tenues et les informations sont alors faussées ou manquantes.
• Mauvaises conditions de traçabilité : les dates ne sont pas forcément bonnes et les informations sont parfois illisibles.
• Pas de vision en temps réel : généralement, on sait qu’après coup qui est encore présent dans les locaux.
• Gestion manuelle lourde : les relances pour que les visiteurs signent leurs départs sont compliquées. Lors des audits, le registre visiteur est souvent non à jour.
• Risques en matière de confidentialité : tout le monde peut voir les informations des autres visiteurs enregistrés sur la même page ou dans le registre visiteur. Cela ne répond pas aux obligations en lien avec le RGPD.

Les exigences réglementaires et le cadre RGPD

Même si le registre visiteur n’est pas clairement imposé, dès lors que des données personnelles sont collectées, il est obligatoire de respecter le RGPD. Pour rappel, les données considérées comme personnelles sont par exemple : un nom, un prénom, une heure d’entrée, un motif de visite, etc.

Les principes de base RGPD à respecter sont les suivants :

• Minimisation : il est nécessaire de collecter que les données strictement nécessaires.
• Information : les visiteurs doivent être informés de la finalité de la collecte de leurs données.
• Durée de conservation : les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment, il faut donc prévoir la suppression régulière de celles-ci.
• Sécurisation et confidentialité : toutes les données doivent être sécurisées et stockées avec une protection accrue.

Le registre visiteur signé Deemply

Le fonctionnement et les bénéfices du module registre visiteur

Dans cette partie, nous allons vous présenter tous les bénéfices du registre visiteur signé Deemply.

Paramétrage intuitif du registre visiteur

L’un des points forts de tout l’écosystème Deemply est sa simplicité d’utilisation. Le registre des visiteurs, comme l’ensemble des modules que nous proposons, est très simple à mettre en place. En quelques clics, vous pouvez paramétrer tous les éléments clés de votre registre, à savoir :

• La nature des visiteurs (client, prestataire, invité, fournisseur, etc.)
• Les motifs de visite
• Les zones et lieux concernés
• Les objets déposés
• Les consignes de sécurité à respecter

Grâce aux différentes catégories créées, vous adaptez le registre visiteur à vos besoins et aux spécificités de votre établissement.

Enregistrement des visiteurs simplifié

Avec Deemply, vous bénéficiez de plusieurs options pour l’enregistrement de vos visiteurs :

• Sur l’écosystème web : cela permet d’enregistrer en amont les visiteurs dont vous connaissez la date des visites. Il est aussi possible d’enregistrer les visiteurs à « l’instant T » si vous avez un ordinateur à disposition.
• Via l’application mobile : cette option vous rend totalement mobile dans les enregistrements. Tous les détenteurs d’un compte Deemply dans votre entreprise peuvent ajouter très simplement les visiteurs via leur téléphone ou une tablette.
• Grâce au QR code affiché à l’entrée de votre établissement, qui permet aux visiteurs de s’enregistrer en totale autonomie via leur téléphone, sans avoir besoin de l’intervention d’un membre de votre équipe.

Cette flexibilité permet de s’adapter à toutes les situations et à toutes les organisations.

Gestion des sorties et relances

L’un des défis du registre visiteur est de s’assurer que les visiteurs ou les membres de votre personnel indiquent bien que le visiteur est sorti. Chez Deemply, on a intégré un système de relance automatique qui permet de rappeler au visiteur qu’il doit indiquer sa sortie. La relance est paramétrée en amont par vos soins et s’enclenche une fois le délai de visite dépassé.

Avec ces relances, vous vous assurez d’avoir un registre conforme et d’avoir en temps réel les bonnes informations.

Visualisation des informations en temps réel

Les informations en lien avec vos visiteurs sont accessibles en temps réel sur votre téléphone et sur votre écosystème web. Parmi les principales informations clés, retrouvez :

• La liste des visiteurs présents
• La liste des visiteurs à venir
• La liste des visiteurs en retard dans leur sortie
• La liste des visiteurs ayant quitté les locaux

Pour simplifier la lecture des informations, nous avons fait le choix d’établir un code couleur très clair qui vous permet en quelques secondes de comprendre le statut de votre visiteur.

Avec la vue en temps réel, vous êtes prêt à agir en cas d’incident.

Conformité RGPD intégrée

Dans notre registre visiteur, les fonctionnalités respectent les obligations du RGPD :

• Les informations sont hébergées de manière sécurisée
• L’accès aux informations est limité aux comptes utilisateurs que vous créez
• Les données peuvent être supprimées très facilement en quelques clics

Avec Deemply, vous êtes en conformité simplement.

Registre visiteur papier vs digital

Traçabilité

Oublis de sortie

Vision en temps réel

Exports / Reportings

Sécurité des données

Expérience visiteur

Papier

Format Excel, feuilles volantes ou cahiers

❌ Faible

Fréquents

❌ Compliquée

Manuels & fastidieux

❌ Faible

Remplissage manuel et parfois fastidieux

Digital

Ecosystème Deemply avec ses deux environnements

✅ Totale

Relances automatiques

✅ Oui

Instantanés

✅ Totale

Enregistrement rapide et intuitif

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